Понятие искажения информации не так часто можно встретить изучая философию lean, однако данное понятие часто упоминается на страницах сайта.
Наличие этого факта известно уже достаточно давно, оно никем не оспаривается, но, в то же время, по моему мнению, ему не придаётся должного значения. Осознание существования факта искажения информации, а также понимание его сути, в частности руководителем, помогает по-другому взглянуть на процессы управления (людьми и другими процессами). В настоящей статье мы попытаемся объяснить, что же такое искажение информации, чем это опасно и как с этим бороться.
Не секрет, что существует факт утери и искажения информации со временем. Человек мыслит образами и одна и та же фраза, сказанная нескольким людям, вызовет у каждого свои, отличные от другого, образы. Через некоторое время сказанная фраза забудется, а в памяти останется лишь образ.
Попросите свой коллектив представить стол. После нескольких секунд раздумий попросите команду поделиться своими описаниями с окружающими. Теперь задумаемся о том, что если даже такое простой предмет как стол каждый представляет и описывает по-разному, то что говорить о другой, более сложной информации? Проведите такой эксперимент, а результаты зафиксируйте на видео.
Кроме сугубо индивидуальной интерпретации понятий, с течением времени и сам образ может трансформироваться.
Если вы попросите свой коллектив вспомнить через месяц о том столе через месяц, то описания будут не просто разные, у каждого конкретного человека они будут отличаться со временем. Проиграйте предыдущую видеозапись и сравните показания людей.
Доказанный факт, что передающаяся информация воспринимается другим человеком с большой степенью искажения и интерпретируется сугубо индивидуально. Так, если я скажу вам «тумбочка», вряд ли каждый из вас представит именно такую тумбочку, которую я имел в виду, сто человек могут представить, а затем описать сто разных тумбочек. Если я попрошу вас через месяц вспомнить слово, которое я вам сказал, вы, безусловно, вспомните «тумбочку», однако как изменится её описание? Вы не сможете описать в точности такую же тумбочку как месяцем ранее. Это происходит потому, что нашему мозгу просто не нужны были эти детали, мы не видели тумбочку, и нашему мозгу пришлось бы воссоздавать её образ заново. Другими словами, информация искажается как при передаче (формулировка, интерпретация слов и т.д.), так и со временем.
Только задумайтесь, что необходимо сделать, чтобы передать мысль одного человека другому. Во-первых, её нужно понятно сформулировать в голове и высказать в словесной форме при помощи имеющегося словарного запаса. Во вторых, слова необходимо услышать и воспринять слушателям, не пропустив ни слова, а затем интерпретировать их в соответствии со своей картиной мира.
Это основной смысл понятия «искажение информации». Но что нам это даёт и что плохого в искажении? Разумеется, мы понимаем, что искажение важной информации (производственных заданий, стратегических решений и т.п.) способно нанести огромный вред организации. Как правило, чем больше важность информации, тем больше она защищена от искажения (за ней следят, проверяют и анализируют результаты). Не смотря на это, потери информации из-за её искажения имеют место быть. Проводя аналогию с 7-ю видами потерь, это дефект или переделка, т.е. когда из-за ошибки в информации, приходится переделывать часть работы заново. Помните выражение «не бывает неправильных решений, бывает недостаточно информации». Проблема искажения и потери информации особенно актуальна в крупных организациях со сложной управленческой структурой. Потери информации в крупных процессах можно увидеть прокартировав процесс.
На практике наиболее распространено искажение информации при выдаче устных заданий и распоряжений, при планировании работ, при принятии решений на основании не достоверной информации. Наиболее распространённые ошибки сами по себе являются наиболее простыми. Информация теряется, забывается, интерпретируется так, как выгодно исполнителю, или так, как он его понимает.
Основные способы борьбы с искажением информации — визуальное её представление. Представление в виде рисунка или схемы помогает всем более однозначно интерпретировать одну и ту же информацию. В случае наличия каких-либо ошибок в содержании самой информации, её визуальное представление значительно повышает скорость и вероятность их обнаружения и, как следствие, исправления. Визуализация помогает сгладить проблемы неоднозначного понимания и проблем, связанных с этим. Более подробно о визуализации читайте в соответствующей статье.
Второй способ, он же один из принципов lean — «принятие решений на основе фактов» концентрирует внимание на предотвращении искажения информации при принятии решений за счёт получения её из места создания ценности. Суть принципа – быстрая и достоверная передача информации снизу вверх и принятие верных решений на основе фактов. Руководители, следуя принципу, проводят большую часть времени в месте создания ценности, понимают суть решаемых ими проблем и реализованных улучшений. Они получает необходимую информацию из места создания ценности при минимальном затраченном на это времени.
И в завершении, никто не отменял один из принципов управления, который можно сформулировать как «убедись, что подчинённый правильно понял поручение».
Статья подготовлена специально для LeanBase.ru
