В настоящей статье предлагается один пример организации проектной деятельности в области улучшений на предприятии.
Процедура открытия и реализации проекта может быть проиллюстрирована следующей блок-схемой.
Первым этапом данной процедуры является генерация идеи проекта. Вторым этапом идёт составление паспорта проекта, а если быть точнее макета паспорта. Первоначальный вариант паспорта проекта мы намерено называем макетом, так как данный документ может корректироваться при прохождении последующих этапов. Третий этап фильтр lean-проектов и четвёртый ранжирование идей проектов. Паспорт проекта может называться таковым только после письменного утверждения заказчиком
Заказчик же утверждает данный документ перед пятым этапом, то есть реализацией проекта. Последним этапом является этап сдачи проекта заказчику.
Стандартный жизненный путь lean-проекта выглядит следующим образом.
Существует идея проекта, который возможно необходимо реализовать.
Инициатором данной идеи составляется макет паспорта проекта. Данный документ включает в себя всю информацию необходимую для его оценки. От названия проекта до его предварительного экономического эффекта.
Для первичной оценки и отбора, будующих lean-проектов был сформулирован так называемый фильтр lean-проектов. Данный фильтр состоит из 7 признаков, lean-проект считается таковым при удовлетворении всем 7 признакам. При помощи данного фильтра из массы идей проектов, достаточно просто выбрать те, которые можно реализовать при помощи lean-технологий.
Далее была определена система ранжирования. Процедура ранжирования проектов происходит по двум критериям:
- Заинтересованность заказчика;
- Экономический эффект.
Заинтересованность заказчика определяется как высокая или низкая. Экономический эффект оценивается по ожидаемой сумме. Оценивая два этих критерия, идеи проектов размещаются в том или ином квадранте на диаграмме. После ранжирования идеи проектов распределяются на 3 группы. В дальнейшем все ресурсы необходимые для реализации проектов распределяются исходя из того, в какую группу попала идея проекта.
- Группа 1 имеет наивысший приоритет, значит, идеи проектов попавших в эту группу будут реализовываться в первую очередь и именно на эти проекты будут выделены ресурсы компетентных lean-спецалистов. Как следствие контроль над проектами, вошедшими в группу 1, ведётся на уровне TOP- менеджеров.
- Идеи проектов попавших в группу 2, как правило, реализуются в производственных подразделениях без каких либо дополнительных ресурсов и контроля.
- Идеи же проектов попавших в группу 3, не рекомендуются к реализации в текущее время и фиксируются, для того чтобы можно было к ним вернуться на следующих этапах ранжирования и снова их оценить т.к. очень вероятно, что в будущем их оценка может измениться.
После этапа ранжирования формируется перечень паспортов lean-проектов, необходимых для первоочередной реализации. Реализация lean-проектов состоит из трёх этапов:
- Анализ и планирование;
- Внедрение;
- Стабилизация.
На первой стадии производиться анализ ситуации «как есть», поиск и формулирование проблем, описание ситуации «как будет» и формирование плана мероприятий реализации проекта.
На стадии внедрения реализуются все запланированные мероприятия, и осуществляется контроль над отклонениями от плана. В случае возникновения тех или иных отклонений от плана мероприятий должны быть разработаны корректирующие меры по минимизации потерь от этих отклонений.
Стадия стабилизации осуществляется посредством выпуска стандартов и нормативной документации, направленных на фиксацию процесса в его целевом состоянии. А так же разработкой системы отчётности KPI для дальнейшего отслеживания и контроля состояния улучшенного процесса.
Последний этап, сдача проекта осуществляется заказчику проекта. Руководитель проектной группы предоставляет все документы, разработанные в ходе реализации проекта, и готовит отчёт в виде презентации об анализе, ходе и результатах проекта. В пакет документов для сдачи проекта заказчику так же входит согласованный с департаментом экономики достигнутый экономический эффект. Ответственность за использование результатов проекта несёт заказчик, так как он является владельцем улучшенного процесса.
В процедуре открытия и реализации проекта так же прописаны роли и ответственность участников проектной группы. В каждый проект должен быть назначен руководитель проекта, который руководит проектной группой.
Также в каждой проектной группе должен быть эксперт по производственной системе, отвечающий за своевременное и правильное использование группой необходимых инструментов lean. Администратор проекта осуществляет информационное обеспечение проекта, собирает и систематизирует информацию по проекту для её дальнейшего использования.
Таким образом, стандартизация процедуры открытия и реализации lean-проектов привела к более рациональному использованию ресурсов, снижению затрат времени на оформление проектов, более эффективной работе проектных групп. Так же данный шаг позволяет донести основы теории проектной деятельности до наибольшего числа сотрудников, что позволяет значительно повысить lean-культуру среди персонала предприятия.
Ф. А. Семенычев для Leanbase.ru
