Проектная деятельность является одним из мощных инструментов вовлечения персонала в реализацию стратегических целей, организации межфункционального взаимодействия и реализации крупных улучшений.
Вначале объясним, что мы понимаем под проектной деятельностью и чем она отличается от системы подачи и реализации предложений. Под проектом понимается осуществление определённой работы, требующей подготовки, анализа, проработки вариантов, обоснования выделяемых ресурсов. Эта работа всегда ограничена во времени, имеет чётко определённый результат, а самое главное, для реализации проекта требуется работа межфункциональной группы (участие представителей смежных служб). Это принципиальное отличие проектной деятельности от текущей деятельности руководителя, несмотря на то, что межфункциональное взаимодействие играет огромную роль в работе любой организации.
Способность оперативно принимать решения и устранять проблемы напрямую зависит от способности взаимодействовать «по горизонтали». В рамках реализации проекта мы выполняем определённую работу (решаем проблему или реализуем улучшение), выполнение которой невозможно (или крайне затруднительно) в повседневной деятельности. Любой проект должен иметь правильно сформулированные цели и предполагать определённый конечный результат (выход проекта).
Говоря о системе подачи и реализации предложений, мы понимаем, что предложения подаются в основном рабочими и реже руководителями нижнего звена управления. Соответственно и масштабы самих предложений, как правило, соответствуют уровню подающих. Рабочий в основном видит своё рабочее место, бригадир – работу своей бригады, а мастер – работу своего участка. Они не видят функционирования всего основного процесса (потока создания ценности) целиком, поэтому подаваемые предложения носят локальный и отнюдь не системный характер. Из-за этого часто систему подачи и реализации предложений называют системой улучшения рабочих мест. Проект и система проектной деятельности охватывают более масштабные и серьёзные вопросы. Реализацией проектов занимаются, как правило, руководители более высокого ранга: начальники бюро, цехов, отделов, производств. Эти люди видят процессы организации более широко и задачи, решаемые в их повседневной деятельности, намного значительней предложений, подаваемых их подчинёнными.
Основная цель организации проектной деятельности – реализация намеченной организационной стратегии. Вспомним про идеальное состояние, к которому следует стремиться любой организации: вся деятельность в организации должна быть направлена на реализацию стратегии, устранение потерь и создание ценности для Заказчика. Проектная деятельность не исключение, наоборот, это мощный двигатель в реализации стратегических целей и задач. Ежегодное распределение целей через планы работ, помогает разделить «большого слона» на мелкие части и распределить эти части между теми, кто их «будет есть». Реализация проекта в этой метафоре как раз и означает поедание определённого куска. Разделив большую работу на части, мы уже понимаем, где может понадобиться скоординированная работа смежных служб, проведение расчётов или анализа, подготовка обоснований. Распределяя работу можно заранее планировать проектную деятельность в организации, при этом понимая, что выходы (результаты) одних проектов будут являться входами (основаниями или условиями реализации) для других. Получается, что каждый открываемый проект в организации является очередным шагом в направлении реализации стратегии.
Основные же задачи, при помощи которых мы достигаем поставленной цели – реализации стратегии, скрываются немного глубже.
- Во-первых, проектная деятельность позволяет вовлечь всех или большинство руководителей в реализацию стратегии. Не должно остаться непричастных к реализации стратегии руководителей, также как и не должно существовать парадигмы, что реализация стратегии – это работа только высшего руководства. Выше мы уже подробно рассказывали о вовлечении, часть описанных механизмов прекрасно воплощается в системе организации проектной деятельности. Применительно к вовлечению через организацию проектной деятельности можно отметить определённую закономерность. Всегда существуют руководители, которые охотно принимаются за реализацию проекта, предлагают идеи и участвуют в рабочих группах. Также всегда есть руководители, которые не только не желают руководить тем или иным проектом и подавать идеи, но и неохотно участвуют в работе групп. Третья, наибольшая часть руководителей, как правило, безразличная, она либо «как все», либо сомневается. В организации системы проектной деятельности, особенно на начальных этапах, важно опираться на активных руководителей, которые уже готовы реализовывать проекты. Мы не рекомендуем переубеждать скептиков, но таких руководителей можно также вовлекать в проектную деятельность. Вначале лучше привлекать их как экспертов в работу межфункциональных рабочих групп, тем самым подчёркивая их важность, но ни к чему не обязывая. Со временем большинство из них так или иначе будет вовлекаться в реализацию других проектов и в работу других групп. Постепенно интерес, подавляемый ими, проявится, и они будут готовы реализовывать свои собственные проекты.
- Во-вторых, проектная деятельность, как уже неоднократно упоминалось, предполагает командную работу и активное взаимодействие разных служб и департаментов. Отсутствие привычки взаимодействовать «по горизонтали» с представителями смежных служб существенно тормозит не только реализацию стратегии, но и текущую работу по решению проблем. Это может сильно дестабилизировать процесс, привести к неоправданному расходу ресурсов, или, как мне привычней выражаться, породит множество потерь. Работа в проекте невозможна без командного анализа и выработки командных решений. Для того, чтобы реализовать проект, нужно, как правило, собраться вместе представителям нескольких служб и принять совместные решения, договориться. Даже если в результате не получится создать командную работу в идеальном её понимании, представители различных служб узнают друг друга в лицо и познакомятся. Впоследствии им намного проще будет взаимодействовать в их текущей работе. Организуя проектную деятельность, вы создаёте условия для такого взаимодействия и при этом подталкиваете людей это делать.
При помощи проектов в разных временных периодах вы можете решать совершенно разные задачи, направленные на реализацию стратегии. Способность планировать проекты заранее, например, в начале года или в начале каждого полугодия, ускорит продвижение в реализации стратегии вашей организации. Важно правильно подбирать сами проекты и отличать их от текущей работы.
В любом случае, система организации проектной деятельности, выстроенная в вашей организации, будет отличаться от любой другой похожей системы. Изучите принципы, приведённые в настоящей статье, а также примеры работы такой системы и спроектируйте её под специфику собственной организации.
Статья подготовлена на основании материала из книги «Реализация стратегии по принципу «Заказчик – Поставщик», 2014 г., Семенычев Филипп, специально для LeanBase.ru.
