Базовые условия – условия, без которых выполнение остальных мероприятий не даст желаемого результата (будет незначительно). Эти условия позволяют стабилизировать процессы предприятия и самостоятельно улучшаться.
Важно понять и рассмотреть эти условия до применения других методов и подходов. К сожалению, большинство неудач в применении методов и подходов lean, а также в реализации различных улучшений происходит именно из-за игнорирования базовых условий.
Например, обращается руководитель предприятия к консультанту и просит сократить затраты. Или собственник предприятия ставит такую же задачу перед директором. Они делают всё возможное и невозможное, но результат либо небольшой, либо недолговечный. И такое встречается повсеместно. Дело здесь не в руководителях, как правило, они компетентные и опытные люди. Всё потому, что сложившаяся и укрепившаяся годами работы система на предприятии не предусматривает возможность изменений. Система стабильно работает и даёт определённые результаты, но не более. И неважно, стабильно хорошо или стабильно плохо, важно, что все в системе привыкли работать так, а не иначе. Система предполагает выполнение одних действий, а не других. Вот и всё.
Поэтому перед тем, как заниматься любыми улучшениями, следует обеспечить базовые условия для улучшений. Ещё раз подчеркнём, что базовые условия нужны не только чтобы обеспечить сокращение времен исполнения заказа. Они в принципе необходимы для реализации более или менее крупных улучшений. Что же это такое и как они выглядят?
К базовым условиям для улучшений можно отнести следующее:
- Организационную структуру и функции. Точнее, настроенность организационной структуры на межфункциональную работу, её способность быстро и качественно решать вопросы, затрагивающие несколько отделов и подразделений организации.
- Показатели работы, обратную связь и мотивацию. То есть настроенность системы (в том числе и людей) на достижение поставленных целей. Люди могут быть мотивированы и нет, или мотивированы не на достижение целей. Контроль и обратная связь может осуществляться в достаточной мере, или не осуществляться вовсе.
- Выстроенная оптимальная система планирования производства. На этой теме мы остановимся отдельно в одном из подразделов. Здесь важно понимать, что система планирования производства – это нервная система предприятия, т.к. она заставляет работать отдельные участки потока в заданном ритме, вносит порядок в работу всего предприятия, или наоборот, способствует разбалансированию производства и приводит к хаосу.
Это очень актуальные условия для нашей страны. На большинстве предприятий, с которыми случается иметь дело, эти условия не соблюдаются. Часто встречается, что на предприятии вовсе отсутствует чёткая организационная структура и персонал взаимодействует друг с другом через директора или собственника, который отвечает за всё и всех. Часто наблюдается картина, когда существует формализованная организационная структура, а фактическое подчинение и взаимоотношения происходят совершенно иначе. Большинство предприятий не использует никаких операционных показателей в работе, никак не измеряют свою деятельность. Многие организации имеют цели, но не имеют никакой обратной связи об их достижении. Отсутствие базовых условий можно сравнить с ездой на квадратных колёсах. Всегда можно медленно ехать и двигаться к целям, но разогнаться не получится. Сокращение времени исполнения заказа – это не разовая кампания. Это постоянная работа руководителей. Чтобы обеспечить эту постоянную работу, нужно дать им возможности и замотивировать их.
Обеспечение базовых условий не даст прямого и быстрого экономического эффекта, однако закладывает основу для получения долгосрочного эффекта и предотвращения отката реализованных мероприятий. Кроме того, оно не требует крупных денежных затрат! Однако, обеспечение каждого условия требует немалых усилий со стороны руководителей: времени, терпения и упорства. Создание базовых условий – это выстраивание оптимальной системы управления на предприятии. Это его здоровье.
В настоящее время существует много разных теорий и подходов к организации управления на предприятии. Я не сторонник ни одного из них, так как мне постоянно с удивлением приходится наблюдать, что нет двух абсолютно одинаковых систем управления. Каждое предприятие имеет свои особенности. Поэтому в своей работе я не навязываю ни одну из описанных моделей, а лишь пытаюсь понять что именно сработает в данном случае и вношу небольшие изменения. Редкое предприятие способно совершить большие изменения в системе управления, т.к. даже небольшое вмешательство вносит нестабильность в и так нестабильные процессы.
Филипп Семенычев специально для Leanbase.ru. По материалам книги «Ускорение производства«, 2019 год.