Яндекс.Метрика

Что такое информационный поток и офисные процессы?

На сайте и в моих книгах часто встречаются такие понятия, как офисные процессы и информационный поток. В некотором контексте они употребляются как словосочетания сходные по смыслу, но всё же это совершенно разные понятия. Поэтому, чтобы не было неоднозначных трактовок, остановимся на них подробней.

Помните, что процесс – это последовательность действий, по преобразованию некого входа (материал, информация и т.п.) в некий выход (готовый продукт, услугу и т.п.). Это общее определение, которое означает выполнение какой-либо работы, имеющей вход и выход, т.е. ограниченной по продолжительности.

Офисные процессы – это процессы, происходящие в офисе, т.е. любая работа, выполняемая вне основного или вспомогательного производства: в офисах. В различной литературе принято употреблять такие понятия как административные и управленческие процессы. Я использую именно понятие «офис», т.к. с моей точки зрения это наиболее общее и понятное слово, подходящее для передачи смысла.

На типичном предприятии в офисах выполняется огромное множество работы (или процессов), начиная от оформления нового работника, его трудоустройства, обучения и заканчивая заказом материалов, инвентаризациями, оформлением документации на отгрузку продукции и т.п. Все перечисленные работы, а также множество прочей работы можно объединить в некие отрезки: определённые части работ. Причём каждый отрезок или процесс, может состоять из нескольких мелких отрезков или процессов. Например, процесс оформления нового работника может состоять из следующих процессов: анкетирование, собеседование, внесение информации в базу данных, инструктаж и многое другое.

Поэтому, когда речь идёт об офисных процессах, мы понимаем всю работу (мелкую и крупную), которая совершается в офисах. И так как понятие офис исключает любое производство, эта работа, как правило, связана с распределением, созданием, изменением, учётом информации, а также прочими манипуляциями с ней. Офисные работники постоянно что-то считают, вводят или ищут данные в компьютере, разгребают тонны бумаг. Всё это работа с информацией, которая на любом предприятии важна не меньше, чем работа с продуктом. Согласитесь, без одного не существовало бы другого. Даже если у вас есть качественный, востребованный и недорогой продукт, всё равно его реализация требует поиска клиент, заключение договоров, проведение бухгалтерских транзакций, оформления и осуществления доставки и т.д. Это лишь капля в море огромного количества процессов, которые происходят на любом предприятии.

Офисных процессов на предприятии всегда больше чем производственных. И чем дольше существует предприятия, тем больше их становится. Причём рост количества офисных процессов всегда опережает рост количества производственных.

Работа с информацией может быть совершенно различной, нам это не важно. Важно понимать то, что информация также находится в движении, как и материальный продукт. Помните, что любой процесс имеет вход и выход. Так вот, внутри каждого процесса информация видоизменяется, двигаясь от входа к выходу конкретного процесса.

Мы не видим информационные потоки и не можем наблюдать за ними так, как наблюдаем за производством. Наверно это к лучшему. Если бы люди могли видеть все информационные потоки, многие сошли бы с ума, т.к. их в любом офисе огромное множество. Из-за того, что мы не можем только наблюдать информационные носители и не можем видеть информационные потоки и движение информации, их улучшение у многих вызывает трудности. Сложно улучшать то, что не видишь.

По определению, поток – перемещение масс в определённом направлении. Соответственно, говоря об информационном потоке, мы говорим о перемещающейся и преобразующейся информации, то есть об информации, которая постоянно находится в движении. Именно это нам и надо для того, чтобы улучшать офисные процессы: понимать, как движется информация.

Добавить комментарий

Наши клиенты