К сожалению, приведённых в настоящей статье примеров не хватит для того, чтобы изучить столь обширный и сложный с точки зрения множества составляющих, метод, как SFM. Однако, надеюсь, приведённые примеры позволят сформировать представление о нём.
Первый пример — визуализированный стандартный рабочий распорядок (Cadence).
Сама разработка качественного стандартного рабочего распорядка предполагает глубокую аналитику процессов управления и оптимизацию совещаний и времени работы руководителей. Стандартный рабочий распорядок является стандартом, отражающем улучшенную ситуацию. Он закрепляет проделанные улучшения.
Распорядок содержит определённые постоянно повторяющиеся работы и синхронизирует их между руководителями разного уровня. Например, в определённое время проводится совещание на информационном центре, в определённые дни там же проводятся тематические совещания (безопасность, качество и т.д.). Визуализация стандартного рабочего распорядка позволяет всем иметь представление о работе в едином ритме. Руководители знают в какое время и по каким темам они должны готовиться и подходить с вопросами и предложениями. Такая работа позволяет избежать траты времени на авральных и неэффективных совещаниях.
Преимуществ данного документа гораздо больше, однако большинство и них являются комплексными преимуществами от применения SFM, т.к. стандартный рабочий распорядок — это всего лишь небольшая часть работ по выстраиванию правления из места создания ценности.
Следующий пример — организация информационного центра. Подобные информационные центры широко распространены практически во всех современных иностранных компаниях. Общее содержание хорошего информационного центра включает в себя наборы ключевых показателей эффективности процессов по направлениям безопасность, качество, исполнение заказа, затраты, персонал, корпоративная культура. В зависимости от специфики процессов организации, могут быть и другие направления. На ряду с ключевыми показателями, визуализируются проблемы и меры по их решению.
Информационный центр — это рабочее место руководителя. В соответствии с принципами SFM, рабочее место — это не кабинет, как мы привыкли думать. Ежедневно на информационном центре проводятся короткие совещания, на которых расставляются приоритеты в проблемах и принимаются решения.
Форма представления данных может быть совершенно различная, главное, чтобы она соответствовала правилам, приведённым в настоящей книге. Информация на информационном центре обеспечивает быстрое выявление отклонений. Если посмотреть на ключевые показатели, то при достижении значений, хуже норматива, это сразу бросается в глаза. Норматив, как правило, обозначен линией, а отклонения закрашиваются красным (отклонение в худшую сторону) или зелёным (отклонение в лучшую сторону) цветом. Каждый руководитель работает с определённым набором показателей и видит отклонения достаточно быстро, чтобы принять решение и поправить ситуацию.
Проблемы также фиксируются в письменном виде в соответствующие формы на информационном центре. Одно из преимуществ системы с точки зрения представления информации заключается в том, что все видят взаимосвязь отклонений и проблем. Другими словами, сформулированная и записанная проблема должна обязательно влиять на отклонение того или иного показателя от норматива, т.е. решив проблему с большой вероятностью отклонение в значении ключевого показателя должно исчезнуть. Таким образом, вряд ли кто-то будет писать удобную, простую, или не обдуманную проблему. Это приучает людей к культуре прозрачности, приучает не скрывать, а наоборот — выносить и показывать проблемы, решая их лицом к лицу.
Показатели могут быть представлены не только в графиках, но и в таблицах. Главное — быстро выявить отклонение, нужно, чтобы оно бросалось в глаза. На следующих рисунках представлен раздел «Персонал». Здесь по бригадам указывается количество фактически работающего персонала и отклонение от необходимой численности. Такая информация позволяет принимать определённые управленческие решения: перераспределять персонал, или его загрузку.
В разных условиях и на разных предприятиях применяются разные цветовые обозначения, однако всегда красный цвет — цвет, бросающийся в глаза, показывающий, что в определённом процессе есть отклонение или проблема.
Статья написана по материалам книги «Визуализация для эффективности» (Филипп Семенычев), 2017 год.
