Если рассматривать исполнение заказа с момента его поступления, то до момента начала производства всегда проходит определённое время. Этот промежуток может быть непродолжительным, излишне затянутым, или непредсказуемым. Попробуйте оценить несколько произвольно выбранных заказов и понять, сколько времени проходит до того момента, как они попадают в производство? Если это время действительно продолжительное и критичное, то следует заняться его сокращением. Если же доля этого времени не принципиальна в общей продолжительности времени исполнения заказа, то сосредоточьтесь на том, что даст больше эффекта.
Любой информационный поток можно оптимизировать, используя метод картирования процессов. Этот метод отлично прорабатывается в имитационном тренинге «Lean в офисе» и описывается в видеокурсе «Картирование процессов».
Суть и содержание метода заключается в нескольких крупных этапах:
- Отображение текущего состояния процесса. Это всегда первое, с чего начинается любое улучшение. Чтобы понять, где проблема, нужно увидеть весь процесс со стороны. Чтобы решить проблему – нужно её сформулировать. Отображение текущего состояния позволяет всем участникам процесса одинаково его понимать и благодаря этому решать проблемы.
- Анализ текущего состояния. Осуществляется по определённым правилам и принципам. Он нужен в первую очередь для расстановки приоритетов в решении проблем и понимания их природы. Как правило, одни и те же проблемы часто повторяются у разных участников процесса, а их причины часто являются общими. Анализ помогает понять с чего начать в первую очередь.
- Формирование будущего состояния. Здесь содержится множество нюансов, которые влияют на эффективность метода. На этом этапе по определённому алгоритму формируется такое состояние процесса, которое позволило бы обеспечить максимально быстрое движение информации (в нашем случае заказа) по всем этапам, без повторных прохождений и задержек. Наглядное представление позволяет команде понимать будущее состояние процесса одинаково и договариваться, учитывая все внутренние особенности.
- Реализация изменений. По мере проведения анализа и формирования будущего состояния получается план изменений. Эти изменения могут касаться совершенно различных аспектов: изменение последовательности движения информации, изменение форм и документов, исключение отдельных этапов процесса, изменения в информационных системах, изменение местоположения сотрудников для быстрой связи и многое другое.
Применяя метод картирования процессов, вы можете увидеть и оптимизировать такие процессы, как «Приём заказа», «Планирование производства», «Оформление нового договора (или контрагента)» и прочие подобные процессы, продолжительность которых напрямую влияет на время исполнения заказа.
Помните, что Заказчик хочет заказать и сразу получить, как бы странно это ни звучало. В идеале это так и к этому следует стремиться. Что происходит на самом деле вы знаете. Заказчик может долго ждать ответа на письмо или коммерческое предложение, его заказ может обрабатываться неделями, стоять в очереди, ожидая выполнение других заказов и т.д. Особенно это актуально для крупных предприятий с высокой степенью бюрократии. Всё перечисленное и многое другое замедляет время исполнения заказа. Но самое страшное в этом даже не то, что заказ исполняется дольше на несколько дней или недель, а то, что Заказчики уходят к более быстрым и клиентоориентированным предприятиям.
Отвлекитесь на пару минут и подумайте, какие процессы происходят с заказом на вашем предприятии? Где застревает заказ? Сколько времени проходит от звонка Заказчика до начала производства? Проследите судьбу любого гипотетического заказа, и вы увидите, что на вашем предприятии можно улучшить.
Что же мы должны получить в результате? Правильный информационный поток! То есть такой, в котором информация проходит быстро, без ошибок и искажений с первого раза. Т.к. в настоящей книге мы ведём речь о времени исполнения заказа, следовательно, имеется в виду информация о заказе или сам заказ, поступивший в виде информации и ещё не воплотившийся в виде реального продукта. С помощью метода картирования процесса вы можете улучшать свои информационные потоки бесконечно, делая их всё лучше и лучше.
Стремитесь к идеалу: к мгновенному началу производства заказа после его получения от Заказчика. Это звучит как нечто недостижимое, но помните: есть предприятия, которые уже так работают. Каждая организация имеет свою специфику, это естественно. Но даже на самом идеальном предприятии есть что улучшить.
Филипп Семенычев специально для Leanbase.ru. По материалам книги «Ускорение производства«, 2019 год.
