Тема оптимизации системы планирования является достаточно серьёзным и даже больным вопросом для большинства российских предприятий. Если вспомнить последние 10 моих проектов, то в 9-и из них были проблемы с планированием. Более того, в 5-и из них эти проблемы оказывались настолько критичными, что препятствовали выполнению поставленных задач. Поэтому оптимизация планирования производства является не только важной задачей, направленной на сокращение времени исполнения заказа, она является базовым условием для реализации любых улучшений на предприятии. Без выстроенной и оптимальной системы планирования невозможно добиться ни синхронности работ, ни устранения большинства проблем и потерь на местах. Даже выстроить оптимальным образом поток будет невозможно.
Система планирования производства для предприятия – это его нервная система. Она заставляет работать отдельные участки потока в заданном ритме, она вносит порядок в работу всего предприятия, или наоборот, приводит к беспорядку. Здесь следует понимать, что с ростом и развитием предприятия, система планирования принимает на себя все большие нагрузки, с которыми она должна уметь справляться.
Приведённая выше статистика столь печальна именно потому, что рост и развитие предприятий не сопровождается оптимизацией системы планирования. Предприятия принимали новые заказы, у них росли объёмы производства, разрасталось количество новой номенклатуры, появлялись новые требовательные Заказчики и т.д. Всё это увеличивало нагрузку на систему планирования, которая тоже должна была расти и развиваться. Я неоднократно встречал планирование в Excel-таблицах на предприятиях с тысячной номенклатурой продукции, в то время как они имели такие информационные системы, как 1С, но не пользовались ими. Если опираться на мой опыт, то это были вовсе не исключения. Поэтому проблему планирования производства на предприятиях я с уверенностью могу назвать болью большинства российских предприятий.
Давайте рассмотрим наиболее часто встречающиеся проблемы в системе планирования, а затем перейдём к тому, какой она должна быть и на что должна быть направлена её оптимизация. Вот то, что наиболее часто встречается на практике:
- Дублирование функций и просто большое количество лишней работы в процессе обработки заказа и превращения его в производственный план. Если не обращать внимания на трудозатраты, которые можно сократить, это приводит к увеличению времени исполнения заказа. Так, например, заказ долго может ждать своей очереди, над ним могут производиться ненужные манипуляции и т.п. Как правило, большинство проблем подобного характера решаются с помощью метода Картирования процесса.
- Отсутствие обратной связи для Заказчика о статусе заказа и поступлении точной информации о заказе в производство. Это частая проблема, которая появляется из-за недостаточного взаимодействия персонала службы продаж и службы планирования производственного плана. Если информация передаётся с искажением, или вовсе не передаётся, возникает целый ряд проблем. Самые простые проблемы будут порождать дополнительную работу и задержки в движении заказа, когда возникают ошибки в его содержании, уточняется та или иная информация. Самые серьёзные проблемы уже будут связаны с поставкой не того, что именно хотел Заказчик и проблемами во взаимоотношениях в будущем. И конечно, самое страшное – это потеря Заказчика и репутации компании. Очевидно, что помимо применения метода Картирования процессов здесь может помочь целенаправленное выстраивание коммуникаций между продажами, планированием и производством. Основной принцип здесь заключается в том, чтобы максимально исключить искажение информации при передаче от Заказчика к тому, кто непосредственно производит продукцию.
- Большое количество ручной работы отметим отдельно. Как уже было упомянуто выше, я часто встречаю отделы планирования, которые оперируют длинными таблицами Excel, планируя заказы, разделяя их на части, внося постоянные корректировки и т.д. Как правило, работникам таких отделов это очень нравится: выстраивая в таблицах и формулах мини-модель реального производства, они чувствуют себя незаменимыми и значимыми частицами предприятия. Проблема здесь заключается в том, что большое количество ручной работы приводит к большому количеству ошибок. Как принято говорить в России, к «человеческому фактору». Лично я терпеть не могу это понятие, не верю в него и стараюсь употреблять его лишь в исключительных случаях. Тем не менее, между планом и исполнением плана всегда огромная разница. Самое страшное, к чему могут приводить ошибки – это к внесению корректировок в планы. Разумеется, без них часто невозможно обойтись, однако, если в течение смены хотя бы раз меняется сменное задание, это вносит огромный дисбаланс в работу. Потери времени работников, потеря темпа производства, сокращение времени исполнения заказа и многое другое. Поработав в производстве и пройдя путь от мастера до начальника цеха, я на себе испытал последствия перепланирования. Единственное решение здесь – это максимальная автоматизация процесса планирования и максимальное использование возможностей информационных систем. Благо, что в наше время можно автоматизировать практически любые процессы, а также заложить в любую информационную систему защиту от наиболее вероятных ошибок.
- Планирование крупными партиями и со страховкой по времени. Это означает, что количество продукции, планируемой к производству, превышает количество соответствующей продукции в заказе или заказах. То есть сознательно планируется производство большего количества продукта, чем требуется в настоящее время. Как правило, это обусловлено исторически сложившимися нормативами, стремлением максимально загрузить оборудование, не переналаживаться, а также технологическими особенностями продукции (когда нельзя произвести или обработать больше или меньше определённой партии). Страховка по времени – это по сути то же самое. Она означает, что продукция планируется к выпуску раньше необходимого срока. И то и другое является чистым перепроизводством, которое, в соответствии с классическими канонами lean, считается самым страшным видом потерь. Об этом вы можете прочитать практически в любой книге соответствующей тематики. Для решения данных проблем сложно выделить один или несколько методов, т.к. ситуация может сильно отличаться на разных предприятиях. Здесь необходимо выстраивать работу в двух направлениях. Первое — оптимизировать систему планирования так, чтобы иметь возможность планировать в производство только то, что нужно и тогда, когда нужно. То есть выстраивать оптимальный информационный поток, избавляясь от всех потерь, от которых возможно избавиться. Второе – оптимизировать производство так, чтобы иметь возможность работать мелкими партиями и производить быстро, чтобы не накапливалась большая очередь заказов. То есть сокращать продолжительность переналадок, повышать эффективность оборудования, выстраивать поток и работать во всех направлениях, которые описываются в настоящей книге.
- Отсутствие выравнивания загрузки. Наиболее актуальная и сложная проблема. Оптимальное планирование должно обеспечивать планомерную работу и выровненную загрузку по объёмам, номенклатуре и трудоёмкости. Это означает, что из всей очереди заказов в производство они планируются так, чтобы исключить перегрузы и недогрузы отдельных производственных участков по объёмам продукции и обеспечить примерно одинаковые трудозатраты на каждой операции, чтобы избежать простоев. Мы говорили об этом в предыдущем разделе. С одной стороны, общее выравнивание загрузки осуществляется в производстве путём перераспределения персонала, обеспечения оборудованием и поддержанием необходимой эффективности в его работе. С другой стороны, при планировании производства обязательно следует учитывать объёмы номенклатуры и её трудоёмкость, чтобы избежать перегрузов и недогрузов отдельных стадий. В качестве технических решений в настоящее время всё чаще применяют информационные системы, которые помогают автоматически оптимальным образом распланировать работу.
- Отсутствие достоверного учёта и контроля. Суть проста: производство большего или меньшего количества продукта приводит к остаткам (нехватке), когда их не учитывают при планировании, или учитывают не правильно (например, брак как годное и т.п.), отсюда возникает ещё больше ошибок. Эти ошибки накапливаются и всплывают в самые неподходящие моменты. В результате либо Заказ отправляется не вовремя (увеличивается время исполнения заказа), либо остаются непроданные излишки продукции и незавершённого производства. И в обоих случаях имеют место различного рода потери, существенно увеличивающие трудоёмкость. Для решения подобных проблем приходится также оптимизировать систему планирования и учёта (как правило, приходится либо создавать её, либо упрощать), а также использовать информационные системы, т.к. без них невозможно разобраться в огромных массивах данных.
Посмотрев на приведённые выше проблемы, мы можем понять, что именно нам нужно от системы планирования и в каком направлении её следует оптимизировать. Следует повторить, что это только наиболее распространённые проблемы и направления работ. Возможно, в вашем случае актуальнее будут другие вопросы. Но оптимизация системы планирования всегда должна предполагать решение как минимум приведённых выше проблем.
В завершении отметим, что любая система планирования на любом предприятии должна выполнять как минимум следующие функции:
- Быстро и без искажений транслировать информацию от Заказчика до непосредственного исполнителя. Как вы знаете, от поступления заказа до начала его производства часто проходит немало времени, а информация о заказе часто искажается.
- Стабилизировать производство и поддерживать производственный ритм. Важно иметь замороженный период планирования – это период времени, в течение которого запрещается вносить изменения в план производства.
- Выравнивать загрузку по переделам, насколько это возможно. Это позволит обеспечить оптимальный ритм работ, минимальное количество незавершённого производства и, следовательно, скорейшее исполнение заказа.
- Обеспечить достоверный учёт и отчётность, которые необходимы для оперативного управления.
Руководителям часто бывает сложно увидеть прямое влияние планирования на время исполнения заказа. Выше мы показали, как оптимизация системы планирования позволит ускорить реализацию улучшений по другим направлениям, изложенным в настоящей книге. Таким образом, косвенное влияние колоссальное. Следует воспринимать планирование производства как нервную систему предприятия и относиться к ней бережно, т.к. сбой в ней непременно отразятся на производстве и на времени исполнения заказа.
Филипп Семенычев специально для Leanbase.ru. По материалам книги «Ускорение производства«, 2019 год.
