Любые улучшения представляют собой цикличный процесс, который начинается с появления идеи и заканчивается выработанной привычкой после его реализации. Известно, что любые улучшения имеют определённую логическую последовательность, а постоянные улучшения повторяют эту последовательность периодически. Наиболее известный и применяемый цикл постоянных улучшений (непрерывного совершенствования) – это цикл PDCA или цикл Деминга-Шухарта, названный по фамилиям создателей. В переводе цикл PDCA означает планируй (Plan), делай (Do), проверяй (Check), воздействуй, внедряй или действуй (Act). Данный цикл описывает правильную последовательность реализации любого улучшения, объединяя её в четыре основных стадии.
- Plan. На начальном этапе планирования мы идентифицируем проблему как таковую, описываем её, прорабатывая всю имеющуюся информацию. Либо, так как в большинстве случаев мы занимаемся улучшением, а не решением проблем, мы формулируем идею об улучшении чего-либо. Здесь же, на этапе планирования, собирается вся необходимая информация: измеримые данные, характеризующие проблему или улучшение, при помощи которых можно оценить степень эффективности выполнения работы (решена ли проблема и реализовано ли улучшение). Собирается информация о причинах проблемы, формулируются цели того или иного улучшения. Расставляются приоритеты для решения наиболее важных и влияющих на достижение цели задач, разрабатывается план реализации улучшения (план решения проблемы).
- Do. Следующая стадия заключается в реализации намеченного плана работ, а также в постоянном контроле результатов по разработанным показателям. Отслеживание длительных планов работ может осуществляться с небольшим временным интервалом, например, неделя или сутки.
- Check. Стадия проверки является не менее важной, чем все остальные, однако на практике постоянно встречаются примеры, когда она просто пропускается. Получив первые результаты в разделе «делай», к сожалению, существует большой соблазн успокоиться, отпраздновать результаты и ждать, пока ситуация вернётся в начальное состояние. Ни в коем случае нельзя этого допускать. На этой стадии должна производиться оценка достижения целей на основе анализа показателей. Если значения установленных показателей по каким-либо причинам не достигаются, следовательно, в предыдущих стадиях кроется ошибка: неверно составлен либо не полностью реализован план действий. В случае обнаружения подобных несоответствий необходимо возвращаться на стадию планирования и проходить цикл заново. Также на стадии проверки анализируются отклонения от плана, устраняются возникшие несоответствия и решаются проблемы. При достижении положительного результата работы официально завершаются, оформляется отчёт.
- Act. Стадия «воздействуй» иногда переводится как «внедряй», «стандартизируй» и т.п., но формулировка «воздействуй» является более правильной с точки зрения понимания. На этой стадии подтверждается выполнение плана и достижение целей, поставленных на стадии планирования. Стандартизируются результаты в случае успешного достижения целей либо производится поиск нового пути решения проблемы, или реализации идеи. Также на этой стадии осуществляется распространение реализованных решений на другие участки, процессы, рабочие места и т.п.
Руководствуясь этим циклом в своей повседневной деятельности – при реализации улучшений, планировании и выполнении любых работ, можно существенно повысить эффективность своего труда. Необходимо помнить, что в большинстве случаев откат в реализации улучшений происходит после второй стадии (делай), так как, получив первые видимые результаты, у человека остаётся ложное впечатление в завершённости работы, в то время как на самом деле оно реализовано лишь наполовину. Дело до проверки и тем более стандартизации и распространения результатов, как правило, не доходит.
Существует ещё один из вариантов цикла называемый SDCA (стандартизируй, делай, проверяй, воздействуй). Единственное отличие заключается в первой стадии (вместо планируй – стандартизируй), которое применимо для неизвестных, нестабильных и не стандартизированных ситуаций. Говоря проще, чтобы что-то улучшить, необходимо понять, что мы улучшаем, поэтому вначале должен появиться стандарт текущей ситуации, характеризующей её как есть. Ситуацию необходимо стабилизировать, а это означает, что мы не должны иметь существенных разбросов в показателях, характеризующих ситуацию, в разные моменты времени. Для этого ситуация также должна быть описана в стандарте и отслеживаться.
Статья подготовлена на основании материала из книги «Бережливое производство для руководителей» , 2014 г. Ф.А. Семёнычев. Специально для LeanBase.ru
