С точки зрения lean, стандартизованная работа – это метод, ориентированный на выявление потерь и непрерывное совершенствование. Назначение этого метода заключается в детальном представлении процесса и последующем его поэтапном совершенствовании. Когда мы детально представляем процесс, мы знаем, в чём состоит ценность и где скрываются потери, поэтому становится возможным пошаговое его совершенствование. Другими словами, этот метод при помощи детального изучения процесса позволяет постепенно улучшать его, что можно сравнить с «хирургическим вмешательством» в процесс. Такое вмешательство производится после очистки от всех видимых и устранимых потерь, когда мы ищем потери, уже анализируя в масштабе действий работника, а не в масштабе организации потока. Метод стандартизованной работы призван устранять потери путем анализа основного процесса по принципу «ценность – потеря», вот что я имею ввиду под «хирургическим вмешательством».
В настоящее время существуют десятки известных интерпретаций данного метода, который берёт своё начало в Японии, с предприятий Тойота. В зависимости от процесса, под который адаптировался метод, в зависимости от предприятия и организации, а также по мере передачи опыта с востока на запад, метод видоизменялся: упрощался и искажался. Наиболее полный алгоритм метода стандартизованной работы изложен в книге «Стандартизованная работа. Метод построения идеального бизнеса», где также указаны возможные варианты упрощений и сочетаний элементов данного метода.
Первое, что необходимо отметить — отличие понятий «стандартизация работы» и «стандартизованная работа». Как правило, стандартизация работы фокусирует своё внимание на процессе, т.е. стандартизирует процесс. Формализованные документы отражают основные шаги процесса и считаются неизменяемыми, разработанными навечно. Такой подход в корне противоречит философии lean и методу стандартизованной работы в частности. Этот метод в первую очередь ориентируется на Заказчика и его потребности, он применяет лучший опыт и является гибким и постоянно изменяющимся. В отличие от формализации шагов процесса, как в первом случае, метод формализует шаги, добавляющие ценность изделию. Прошу вас, откажитесь раз и навсегда от старого понимания стандарта и стандартизации, не путайте устоявшееся понятие «стандартизации работ» с методом «стандартизованной работы».
Второе – это условия реализации метода. Необходимо тщательно изучить их перед тем, как применять метод. Существует три основных условия для реализации метода стандартизованной работы, без которых внедрение метода не даст необходимых результатов. Игнорирование этих условий – наиболее часто встречающаяся на практике ошибка, которая подрывает не только работоспособность процесса, но и эффективность методов lean в принципе. Вера в миф об универсальности всех известных lean методов и инструментов иногда заставляет игнорировать, казалось бы, простые и понятные условия. Поэтому прежде чем перейти к самим условиям настоятельно предостерегаю читателя от совершения подобных ошибок.
- Первое условие – время такта (Тт.). Для реализации метода необходима работа согласно времени такта, то есть его величина должна быть рассчитана и являться постоянной величиной в работе (не меняется в течение определённого времени). Время такта – расчётная величина, которая периодически пересчитывается, а при пересчёте времени такта перерабатывается практически весь комплект документации, предполагаемый методом. Но в течение определённого времени необходимо работать согласно рассчитанному времени.
Например, время такта может пересчитываться раз в месяц, по мере формирования потребности от Заказчика, далее, учитывая количество и продолжительность рабочих дней в месяце, рассчитывается время такта. Перерабатываются стандартные рабочие инструкции, персонал перераспределяется для работы в соответствии с новым временем такта, обучается, затем продолжается работа.
Время такта рассчитывается отношением доступного для работы времени за определённый период к потребности в изделиях за тот же период.
Доступное для работы время – это всё рабочее время, в зависимости от того, по сколько смен и часов работает производство, без учёта обеденного времени, регламентированных перерывов, планового ремонта оборудования и обслуживания, когда работа не производится и т.д. Другими словами, это чистое время работы. Потребность Заказчика – это количество изделий, которое необходимо изготовить за определённый период времени. В случае работы в одну или две смены, непредвиденно возникающие проблемы, такие, как поломка, дефект, невыход работника, могут быть компенсированы работой в сверхурочное время без риска срыва поставки Заказчику. Однако, в случае полной загрузки в три смены, не говоря уже о работе в выходные дни, в случае возникновения подобных непредвиденных обстоятельств, существует большой риск, поэтому расчёт времени такта определяется с учётом ожидаемого коэффициента загрузки.
Предпочтительным является первый случай, так как он более жёстко ограничивает ритм производства, в то же время оставляя пространство для манёвра в виде возможности организации сверхурочной работы. Второй способ расслабляет, оставляя резервы внутри доступного для работы времени.
В случае сложного и длительного процесса в качестве потребности может применяться потребность внутреннего Заказчика, т.е. потребность следующей производственной стадии.
Таким образом, первое условие применение метода – фиксированное время такта, позволяет выявлять различные потери, начиная с перепроизводства и заканчивая временем ожидания.
- Второе условие – повторяемая последовательность операций. В методе Стандартизованной работы стандартизируется всегда последовательность действий работника, а не движение изделия, инструмента или комплектующих. Отсутствие постоянной повторяемой последовательности приводит к выполнению работы различными способами, что приводит к различным ошибкам (дефектам, поломкам, неправильному выполнению работы и переделкам). Нельзя позволять выполнять работу в произвольном порядке, порядок выполнения работы всегда должен быть наилучшим и стандартизированным.
С другой стороны, перед применением метода Стандартизованной работы необходимо убедиться в том, что стандартизируемые операции имеют периодически повторяемую последовательность действий. Необходимо быть уверенными, что они не выполняются хаотично и что на их последовательное выполнение не влияют непредсказуемые внешние факторы.
Например, последовательность действий при сборке не может повторяться, если подвоз комплектующих осуществляется каждый раз по-разному, а сами комплектующие располагаются в разных местах, соответственно время выполнения и последовательность установки комплектующих также будут различными. Прежде чем стандартизировать такие операции, необходимо стабилизировать состояние и быть уверенными в повторяемости их последовательности.
- Третье условие – наличие стандартного рабочего запаса. Стандартный рабочий запас (work in process) – это минимальное количество незавершённой продукции перед каждой операцией (этапом процесса), необходимое для поддержания ровного течения потока. Минимальный запас незавершённого производства должен рассчитываться исходя из времени такта, пересчитываться вместе с изменениями потребности Заказчика и изменениями стандартной документации. Также он должен учитывать частоту пополнения запаса, т.е. если Тт.=10 минут, а поставка осуществляется каждый час, то минимальный запас, который должен находиться перед операцией, равен 60/10=6 штук (допускается +1 в качестве страховки на случай возникновения ошибки). Количество запасов меньше необходимого может остановить производство и нарушить ритмичность поставок Заказчику, чего ни в коем случае нельзя допустить. Запас незавершённого производства больше минимально необходимого количества провоцирует возникновение перепроизводства и следующих из него остальных видов потерь.
Несвоевременная поставка так же дестабилизирует стандартизованную работу, нарушая первые два условия. Поэтому, согласно данному условию, перед внедрением метода, необходимо убедиться в наличии минимального запаса и стабильности его пополнения.
В первую очередь, успех внедрения метода заключается в активном вовлечении работников в процесс изменений, а также в разработку стандартной рабочей документации, что также можно отнести к условиям внедрения метода. Учитывая степень детализации метода Стандартизованной работы, предполагающий индивидуальное рассмотрение каждой операции, выполняемой в процессе, крайне необходимо учитывать опыт и знания тех, кто непосредственно выполняет эти операции. Кому ещё могут быть известны все нюансы и тонкости выполнения той или иной операции, которые вряд ли можно встретить в технологии. То, что называется опытом и мастерством, необходимо сохранять и передавать посредством стандартов, а это невозможно без вовлечения самих работников. Разумеется, при этом необходимо признание заслуг работников, постоянно улучшающих производство, их поощрение и всевозможная мотивация и вовлечение в дальнейшие улучшения. На практике данное условие реализуется при помощи частичного высвобождения бригадиров для участия в разработке стандартов: консультировании, учёте специфических особенностей и генерации новых идей.
Работа в команде также имеет огромное значение для успешной реализации метода. Для разработки полного комплекта документации, который предполагается методом, необходим не только основной персонал, но и представители технологической службы, службы ОТ и ТБ, механики и т.д., в зависимости от специфики ваших процессов. Представители всех служб вносят вклад в общее дел в силу своей компетенции и взаимодействуют как единая команда. Эффективным методом вовлечения работников в процесс изменений и улучшений является система подачи и реализации предложений. При этом необходимо обучение всех работников методам постоянного совершенствования. Каждый работник должен знать, что он может подать предложение (предложить идею по улучшению). Соответственно, он должен понимать, как и где он может это сделать, а также он должен быть уверен, что его идею рассмотрят и обдумают, что она не останется без внимания.
Тщательно проработав и соблюдая приведённые выше условия, внедрение метода стандартизованной работы будет существенно проще и успешней. Удачи Вам во внедрении!
Статья подготовлена на основании материала из книги «Стандартизованная работа. Метод построения идеального бизнеса» , 2014 г. Ф.А. Семёнычев.
